La rubrique formation de votre bilan social, code par code

Le bilan social n'est pas un formulaire séparé. L'arrêté royal du 4 août 1996 l'a intégré dans les comptes annuels, et sa rubrique III est consacrée aux initiatives en matière de formation à charge de l'employeur. Pour les sociétés belges, dès un équivalent temps plein, le modèle standardisé de comptes annuels comporte ce volet et vous devez le compléter. À la question de savoir si une société qui n'occupe qu'un seul travailleur doit compléter le bilan social, la Banque nationale répond qu'il doit l'être dès qu'il y a un travailleur. Le seuil de 20 travailleurs en moyenne annuelle, exprimés en équivalents temps plein, vaut pour les associations et fondations, et pour le bilan social isolé de celles qui ne publient pas de comptes annuels.

Trois blocs, chacun avec le même trio : le nombre de travailleurs concernés, les heures de formation suivies et le coût net. Chaque chiffre deux fois, pour les hommes et pour les femmes. Seul le bloc formel comporte en plus trois sous-codes qui montrent comment vous arrivez au coût net.

• Formation professionnelle continue à caractère formel : 5801, 5802 et 5803 pour les hommes, 5811, 5812 et 5813 pour les femmes, avec les sous-codes 58031, 58032 et 58033 et leurs pendants 58131, 58132 et 58133.
• Formation continue à caractère moins formel ou informel : 5821, 5822 et 5823 pour les hommes, 5831, 5832 et 5833 pour les femmes. Sans sous-codes.
• Formation professionnelle initiale : 5841, 5842 et 5843 pour les hommes, 5851, 5852 et 5853 pour les femmes.
• Les mêmes codes figurent dans le modèle complet, le modèle abrégé et le micro-modèle. Le modèle que vous déposez ne change pas les codes.
• Dès lors que le bilan social fait partie de vos comptes annuels, le conseil d'entreprise en reçoit le contenu dans le cadre des informations économiques et financières.

Chaque formation continue que vous enregistrez tombe dans l'une de deux cases : formelle ou informelle. Bien classée une fois, elle l'est pour vos deux obligations : le SPF Emploi exige que votre plan de formation contienne au moins des formations formelles et informelles, selon la définition donnée par la Banque nationale, la même que celle du bilan social.

La formation professionnelle formelle, ce sont les cours et les stages conçus par des formateurs, caractérisés par un haut degré d'organisation du formateur ou de l'institution de formation, et qui se déroulent dans un lieu nettement séparé du lieu de travail. Que vous la conceviez vous-même ou que vous l'achetiez à un organisme extérieur ne change rien : une formation conçue en interne reste formelle, même si elle se déroule physiquement en dehors de l'entreprise.

La formation moins formelle ou informelle, c'est l'inverse : un haut degré d'auto-organisation en horaire, lieu et contenu, un contenu déterminé en fonction des besoins individuels de l'apprenant sur le lieu de travail, et une relation directe avec le travail. Formation sur le tas, tutorat, coaching, rotation du personnel, visites d'études, détachements, autoformation, formation à distance, et participation à des conférences, ateliers, foires et exposés.

• Ne comptent pas comme formation : le brainstorming, les séances d'information sur la stratégie de l'entreprise et le simple accueil de nouveaux travailleurs sans contenu formatif.
• L'apprentissage fortuit, qui n'est pas planifié à l'avance et délibérément, ne relève pas de la formation continue.
• Les plans de formation prennent également en compte la dimension de genre. Le bilan social demande la même ventilation.

Pour la formation formelle, le calcul est visible dans le modèle : les coûts bruts directement liés à la formation (58031), plus les cotisations payées et versements à des fonds collectifs (58032), moins les subventions et autres avantages financiers reçus (58033). Ensemble, ils donnent 5803.

Pour la formation informelle, il n'y a qu'une seule ligne de coût : 5823 pour les hommes, 5833 pour les femmes. Sans sous-codes. C'est là que ça dérape. L'absence de sous-codes ne veut pas dire que le coût brut est égal au coût net. La notice méthodologique de la Banque nationale est explicite : il s'agit ici aussi des coûts nets, soit les coûts bruts directement liés à la formation, déduction faite des subventions reçues, par exemple les primes au tutorat délivrées par certains fonds de formation sectoriels. La même déduction, sans la ligne pour l'afficher.

Et le coût brut de la formation informelle comprend non seulement la rémunération de celui qui suit la formation, mais aussi celle de celui qui la dispense, formation sur le tas comprise.

• Formel : 58031 plus 58032 moins 58033 donne 5803.
• Informel : coût brut moins subventions reçues donne 5823. Une seule ligne, la même déduction.
• Initial : coût brut moins subventions reçues, provenant de fonds de formation sectoriels ou d'un soutien financier régional, fédéral ou européen.
• Les cotisations et versements à des fonds collectifs n'appartiennent qu'au bloc formel, en 58032. Pensez à la cotisation pour les groupes à risque ou au versement au fonds du congé-éducation payé.
• Le coût brut comprend aussi la rémunération des travailleurs pendant les heures de formation et, le cas échéant, leurs frais de déplacement et d'hébergement.

Le nombre de travailleurs concernés est le nombre de travailleurs différents qui ont eu accès à une ou à plusieurs formations. Celui qui en a suivi cinq pendant l'exercice n'est pris en compte qu'une seule fois. Évident, jusqu'au moment où il faut le sortir de listes de présences éparpillées dans Excel.

Pour la formation continue, formelle comme informelle, seul le personnel engagé sous contrat de travail entre en ligne de compte. Les travailleurs intérimaires, les apprentis, les stagiaires et les autres personnes en possession d'un contrat de formation, comme une FPI, ne peuvent pas y être comptés : ils relèvent du troisième bloc, la formation professionnelle initiale, ou apparaissent ailleurs dans le bilan social.

Pour les heures, la règle est stricte : seules celles consacrées à la formation pendant les heures de travail comptent. Formation dispensée en partie pendant les heures de travail, en partie en dehors ? Seule la partie dispensée pendant les heures de travail est prise en considération. Pour la formation initiale, la règle s'inverse : vous comptez toutes les heures que les personnes concernées passent dans l'entreprise, qu'elles contribuent ou non au processus de production, et vous laissez de côté les heures passées à l'institut de formation.

• Comptage dédoublonné : cinq formations suivies par le même travailleur font un travailleur en 5801 ou 5811.
• Les apprentis, les stagiaires et les contrats de formation comme la FPI relèvent des codes 5841 à 5853, pour autant que ces personnes soient déclarées comme personnel et que leur formation dure au moins six mois.
• Les travailleurs intérimaires figurent ailleurs dans le bilan social, pas dans la rubrique formation.

Un nombre dans une case n'est pas une réponse. La question qui suit, posée par votre conseil d'entreprise, votre réviseur d'entreprises ou un inspecteur, est toujours la même : d'où vient ce chiffre. Un tableur assemblé en mars à partir de quatre sources ne sait plus y répondre six mois plus tard.

Chez Smart Lions, chaque chiffre est la somme d'enregistrements faits tout au long de l'année, et il reste rattaché à l'enregistrement qui le porte.

• De 5802 vers les enregistrements de présence par session qui composent les heures.
• De 58031 vers les factures, les droits d'inscription et les coûts que vous avez imputés à chaque formation.
• De 58033 vers les interventions que vous suivez : portefeuille PME, fonds sectoriels et congé de formation flamand, rattachés à la formation à laquelle ils se rapportent.
• De la formation vers le CV de formation du travailleur, avec ses certificats et leurs dates d'échéance.
• Un seul export, dans l'ordre des codes de la Banque nationale, prêt à transmettre à votre comptable ou à votre secrétariat social.

Smart Lions livre la rubrique formation du bilan social. C'est délibéré : le reste, ce sont des données salariales.

L'état des personnes occupées, le nombre d'heures effectivement prestées, les frais de personnel, les mouvements du personnel et les intérimaires viennent de votre traitement salarial. Votre secrétariat social possède déjà ces chiffres, et votre comptable va les y chercher. Ce qu'ils n'ont pas, c'est qui a suivi quelle formation, combien d'heures, ce qu'elle a coûté et quelle subvention y correspondait. C'est cette partie-là que quelqu'un reconstitue chaque année. C'est exactement celle que nous tenons à jour.

• Oui : 5801 à 5853, par sexe, pour la formation formelle, informelle et initiale, dans l'ordre des codes de la Banque nationale.
• Non : l'état des personnes occupées, les heures prestées, les frais de personnel et les mouvements du personnel.
• Pas non plus depuis votre dossier de formation : les cotisations et versements à des fonds collectifs en 58032. C'est un coût salarial, il vient de votre secrétariat social.
• Les données des travailleurs entrent via votre secrétariat social ou votre système RH : Acerta, SD Worx, Securex, Partena, Attentia, Officient, Personio, Protime, SAP SuccessFactors, Workday, BambooHR, HiBob, Deel et Afas.
• Le bilan social lui-même, vous le déposez avec vos comptes annuels. Nous livrons la partie formation.

La rubrique formation va de 5801 à 5853. Formation professionnelle continue à caractère formel : 5801 (nombre de travailleurs concernés), 5802 (heures de formation suivies) et 5803 (coût net) pour les hommes, 5811, 5812 et 5813 pour les femmes, avec les sous-codes 58031 coût brut, 58032 cotisations payées et versements à des fonds collectifs, 58033 subventions et autres avantages financiers reçus à déduire, et 58131, 58132 et 58133 pour les femmes. Formation moins formelle ou informelle : 5821, 5822 et 5823 pour les hommes, 5831, 5832 et 5833 pour les femmes. Formation professionnelle initiale : 5841, 5842 et 5843 pour les hommes, 5851, 5852 et 5853 pour les femmes.

La formation formelle regroupe les cours et les stages conçus par des formateurs, caractérisés par un haut degré d'organisation du formateur ou de l'institution de formation, et qui se déroulent dans un lieu nettement séparé du lieu de travail. Elle peut être conçue et gérée en interne ou par un organisme extérieur. La formation moins formelle ou informelle se caractérise par un haut degré d'auto-organisation en horaire, lieu et contenu, un contenu déterminé selon les besoins individuels de l'apprenant sur le lieu de travail et une relation directe avec le travail : formation sur le tas, tutorat, coaching, rotation du personnel, visites d'études, détachements, autoformation, formation à distance et participation à des conférences, ateliers, foires et exposés. Le brainstorming, les séances d'information sur la stratégie de l'entreprise et le simple accueil de nouveaux travailleurs sans contenu formatif n'en font pas partie.

Non. Pour la formation moins formelle ou informelle, le modèle ne prévoit qu'une seule ligne de coût, 5823 pour les hommes et 5833 pour les femmes, sans sous-codes. Le chiffre demandé reste pourtant le coût net : les coûts bruts directement liés à la formation, déduction faite des subventions reçues, par exemple les primes au tutorat délivrées par certains fonds de formation sectoriels. L'absence de sous-codes ne vous autorise donc pas à inscrire le coût brut.

Pas dans la formation continue : seul le personnel engagé sous contrat de travail y est pris en considération. Les travailleurs intérimaires, les apprentis industriels ou classes moyennes, les stagiaires et les autres personnes en possession d'un contrat de formation, comme une Formation Professionnelle Individuelle en entreprise, ne peuvent pas y être comptés. Les apprentis, les stagiaires et les titulaires d'un contrat de formation relèvent de la formation professionnelle initiale, codes 5841 à 5853, mais uniquement s'ils sont déclarés comme personnel et si leur formation dure au moins six mois et vise un diplôme ou un certificat officiellement reconnu. Les étudiants en stage d'école ne sont pas du personnel selon la Banque nationale et n'y figurent donc pas ; les contrats d'apprentissage de moins de six mois relèvent de la formation continue informelle. Les intérimaires figurent ailleurs dans le bilan social, pas dans la rubrique formation.

Pour la formation continue formelle et informelle, vous comptabilisez les heures que les travailleurs ont consacrées à la formation durant les heures de travail. Si une formation est dispensée partiellement pendant les heures de travail et partiellement en dehors, seule la partie dispensée pendant les heures de travail doit être prise en considération. Pour la formation professionnelle initiale, la règle diffère : vous comptez le nombre total d'heures que les personnes concernées passent dans l'entreprise, indépendamment du fait qu'elles contribuent ou non au processus de production. Les heures non prestées dans l'entreprise, par exemple celles passées à l'institut de formation, n'entrent pas en ligne de compte.

Non, ce sont deux obligations avec chacune son calendrier. Le plan de formation s'impose aux employeurs qui occupent au moins 20 travailleurs, et son contenu doit être déterminé au plus tard pour le 31 mars de l'année, après l'avis du conseil d'entreprise ou, à défaut, de la délégation syndicale, remis pour le 15 mars au plus tard. Dans le mois de l'entrée en vigueur du plan, l'employeur en dépose une copie via transfert.emploi.belgique.be ; si le plan contient des données personnelles des travailleurs, il doit les anonymiser avant le dépôt. Le bilan social, lui, fait partie de vos comptes annuels et porte sur l'exercice écoulé. Les deux se rejoignent sur un point : le plan doit contenir au moins des formations formelles et informelles, et ces notions doivent répondre à la définition donnée par la Banque nationale, la même que celle du bilan social.

Oui. La rubrique formation figure dans les trois modèles de comptes annuels, le modèle complet, le modèle abrégé et le micro-modèle, avec les mêmes codes et les mêmes sous-codes. Le modèle que vous déposez ne change donc pas les codes. Pour les sociétés belges occupant au moins un équivalent temps plein, le modèle standardisé comporte un volet bilan social à compléter obligatoirement ; à la question de savoir s'il doit l'être lorsque la société n'occupe qu'un seul travailleur, la Banque nationale répond qu'il doit l'être dès qu'il y a un travailleur. Le seuil de 20 travailleurs en moyenne annuelle, en équivalents temps plein, vaut pour les associations et fondations ; celles qui comptent moins de 20 équivalents temps plein peuvent compléter ce volet à titre volontaire. Les personnes morales de droit privé qui ne doivent pas publier de comptes annuels et qui comptent au moins 20 personnes dans leur registre du personnel déposent un bilan social isolé auprès de la Centrale des bilans : à partir de 50 travailleurs en moyenne, le modèle complet ; de 20 à 49, le modèle abrégé est possible.

Non. Smart Lions produit la rubrique formation : le nombre de travailleurs concernés, les heures de formation suivies et le coût net, par sexe, pour la formation formelle, informelle et initiale, dans l'ordre des codes de la Banque nationale, en un seul export. Les autres rubriques du bilan social, comme l'état des personnes occupées, le nombre d'heures effectivement prestées, les frais de personnel et les mouvements du personnel, viennent de votre traitement salarial et sont fournies par votre secrétariat social ou votre comptable. Les cotisations et versements à des fonds collectifs du code 58032 viennent de là également.

Enregistrez les présences, les coûts et les subventions au fil de l'année. Au moment des comptes annuels, la rubrique formation est prête, avec la preuve sous chaque chiffre. Essayez Smart Lions 30 jours en version complète ; ensuite votre compte passe automatiquement en Free. Démarrer 30 jours gratuits

• L'arrêté royal du 4 août 1996 a intégré le bilan social dans les comptes annuels. La rubrique III est consacrée aux initiatives en matière de formation. Le conseil d'entreprise reçoit le contenu du bilan social dans le cadre des informations économiques et financières.
• Les codes et leurs libellés exacts : 5801 à 5803 et 5811 à 5813 avec les sous-codes 58031, 58032, 58033, 58131, 58132 et 58133 pour la formation formelle ; 5821 à 5823 et 5831 à 5833 pour la formation moins formelle ou informelle ; 5841 à 5843 et 5851 à 5853 pour la formation initiale, hommes et femmes séparément.
• Les mêmes codes formation figurent aussi dans le micro-modèle, donc une petite société les complète également.
• Définition de la formation professionnelle formelle : cours et stages conçus par des formateurs, haut degré d'organisation, dans un lieu nettement séparé du lieu de travail, conçus et gérés par l'entreprise elle-même ou par un organisme extérieur.
• Définition de la formation moins formelle ou informelle, ce qui en fait partie et ce qui n'en fait pas partie, dont l'exclusion du brainstorming, des séances d'information sur la stratégie et du simple accueil de nouveaux travailleurs sans contenu formatif.
• Le coût net de la formation formelle est la somme des coûts bruts directement liés à la formation et des cotisations versées, déduction faite des subventions reçues. Le coût brut comprend la rémunération des travailleurs en formation et leurs frais de déplacement et d'hébergement. Les cotisations visent notamment la cotisation groupes à risque et le versement au fonds du congé-éducation payé.
• Pour la formation moins formelle ou informelle le chiffre demandé reste le coût net : coûts bruts moins subventions reçues, par exemple les primes au tutorat. Le coût brut comprend aussi la rémunération de la personne qui dispense la formation.
• Le coût net de la formation professionnelle initiale est le coût brut déduction faite des subventions reçues : subventions de fonds collectifs et soutien financier régional, fédéral ou européen.
• Seul le personnel sous contrat de travail compte dans la formation continue ; les intérimaires, apprentis, stagiaires et contrats de formation comme la FPI sont exclus. Chaque travailleur n'est compté qu'une fois. Seules les heures pendant le temps de travail comptent. La formation initiale vise les apprentis, stagiaires et contrats de formation, et compte les heures de présence dans l'entreprise.
• Le plan de formation s'impose à partir de 20 travailleurs, son contenu doit être fixé au plus tard le 31 mars, l'avis du conseil d'entreprise ou de la délégation syndicale est remis pour le 15 mars, et une copie est déposée dans le mois de l'entrée en vigueur via transfert.emploi.belgique.be. Le plan doit contenir au moins des formations formelles et informelles répondant à la définition de la Banque nationale, et prend en compte la dimension de genre.
• Pour les sociétés belges occupant au moins 1 ETP, le modèle standardisé comporte un volet bilan social qui doit obligatoirement être complété. Le seuil de 20 ETP en moyenne annuelle vaut pour les associations et fondations. Les personnes morales de droit privé qui ne déposent pas de comptes annuels et occupent au moins 20 personnes déposent un bilan social isolé : modèle complet à partir de 50 personnes en moyenne, modèle abrégé possible de 20 à 49.
• Le bilan social doit être complété dès que la société occupe un travailleur. Les cotisations et versements à des fonds collectifs qui comptent comme effort de formation sont notamment la cotisation groupes à risque (loi du 27 décembre 2006, de 0,10 % à 0,90 % de la masse salariale selon le secteur) et la cotisation pour le congé-éducation payé (0,05 % de la masse salariale). Les étudiants en stage ne sont pas du personnel et ne relèvent pas de la formation initiale ; les contrats d'apprentissage de moins de six mois relèvent de la formation continue informelle.
• Si le plan de formation contient des données personnelles des travailleurs, l'employeur doit les anonymiser avant de transmettre la copie du plan.