De opleidingsrubriek van je sociale balans, code per code

De sociale balans is geen apart formulier. Het koninklijk besluit van 4 augustus 1996 heeft ze in de jaarrekening ingebouwd, en rubriek III daarvan gaat over de opleidingsinitiatieven ten laste van de werkgever. Voor Belgische vennootschappen bevat het standaardmodel van de jaarrekening dat luik vanaf één voltijds equivalent, en vul je het verplicht in. Op de vraag of een vennootschap met één werknemer de sociale balans moet invullen, antwoordt de Nationale Bank dat dat moet van het ogenblik dat er één werknemer is. De drempel van gemiddeld 20 personeelsleden in voltijdse equivalenten geldt voor verenigingen en stichtingen, en voor de aparte sociale balans van wie geen jaarrekening openbaar moet maken.

Drie blokken, elk met hetzelfde drietal: het aantal betrokken werknemers, de gevolgde opleidingsuren en de nettokosten. Elk cijfer twee keer, voor mannen en voor vrouwen. Alleen het formele blok heeft daarnaast drie deelcodes die tonen hoe je aan de nettokost komt.

• Formele voortgezette beroepsopleiding: 5801, 5802 en 5803 voor mannen, 5811, 5812 en 5813 voor vrouwen, met de deelcodes 58031, 58032 en 58033 en hun tegenhangers 58131, 58132 en 58133.
• Minder formele en informele voortgezette beroepsopleiding: 5821, 5822 en 5823 voor mannen, 5831, 5832 en 5833 voor vrouwen. Geen deelcodes.
• Initiële beroepsopleiding: 5841, 5842 en 5843 voor mannen, 5851, 5852 en 5853 voor vrouwen.
• Dezelfde opleidingscodes staan in het volledige model, het verkorte model én het micromodel. Het model dat je neerlegt verandert de codes niet.
• Zodra de sociale balans in je jaarrekening zit, krijgt de ondernemingsraad de inhoud ervan als economische en financiële inlichting.

Elke voortgezette opleiding die je registreert, valt in één van twee bakjes: formeel of informeel. Klasseer je ze één keer juist, dan staat ze juist voor allebei je verplichtingen: de FOD Werkgelegenheid eist dat je opleidingsplan minstens formele én informele opleidingen bevat, volgens dezelfde definitie van de Nationale Bank als de sociale balans.

Formele beroepsopleiding zijn cursussen en stages die door lesgevers of sprekers zijn ontwikkeld, met een hoge graad van organisatie door een opleider of opleidingsinstelling, op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is. Of je ze zelf ontwikkelt of bij een extern organisme koopt, verandert daar niets aan: intern georganiseerde opleiding blijft formeel, ook als ze fysiek buiten de onderneming plaatsvindt.

Minder formele en informele opleiding is het omgekeerde: een hoge graad van zelforganisatie in tijd, ruimte en inhoud, gekozen volgens de individuele behoefte van de werknemer op de werkplek, met een rechtstreeks verband met het werk. On-the-job training, coaching, jobrotatie, studiebezoeken, detacheringen, zelfstudie, opleiding op afstand, en het bijwonen van conferenties, workshops, beurzen en lezingen.

• Tellen niet mee als opleiding: brainstorming, beleidsinformatiesessies en een eenvoudig onthaal van nieuwe werknemers zonder aansluitende vorming.
• Toevallig leren, wat niet op voorhand en doelbewust gepland is, valt buiten de voortgezette beroepsopleiding.
• In het opleidingsplan moet je ook rekening houden met de genderdimensie. De sociale balans vraagt dezelfde opsplitsing.

Bij formele opleiding staat de rekensom in het model: de brutokosten die rechtstreeks met de opleiding verbonden zijn (58031), plus de betaalde bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen (58032), min de ontvangen tegemoetkomingen (58033). Samen geven die 5803.

Bij informele opleiding is er maar één kostenregel: 5823 voor mannen, 5833 voor vrouwen. Geen deelcodes. Daar gaat het mis. Het ontbreken van deelcodes betekent niet dat brutokost gelijk is aan nettokost. De methodologische leidraad van de Nationale Bank is expliciet: ook hier gaat het om de brutokosten verminderd met de ontvangen subsidies en andere financiële voordelen, bijvoorbeeld een begeleiderschapspremie van een opleidingsfonds. Dezelfde aftrek, alleen ontbreekt de regel om ze te tonen.

En de brutokost van informele opleiding bevat niet alleen het loon van wie de opleiding volgt, maar ook het loon van wie ze geeft, on-the-job begeleiding inbegrepen.

• Formeel: 58031 plus 58032 min 58033 geeft 5803.
• Informeel: brutokost min ontvangen tegemoetkomingen geeft 5823. Eén regel, dezelfde aftrek.
• Initieel: brutokost min ontvangen subsidies, van sectorale opleidingsfondsen of van gewestelijke, federale of Europese steun.
• Bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen horen alleen bij de formele opleiding, in 58032. Denk aan de bijdrage voor risicogroepen of de storting voor het betaald educatief verlof.
• De brutokost bevat ook de bezoldiging van de werknemers tijdens de opleidingsuren, en in voorkomend geval de verplaatsings- en verblijfskosten.

Het aantal betrokken werknemers is het aantal verschillende werknemers dat toegang heeft gehad tot een of meerdere opleidingen. Wie er tijdens het boekjaar vijf volgde, telt één keer mee. Evident, tot je het uit losse aanwezigheidslijsten in Excel moet halen.

Voor de voortgezette beroepsopleiding, formeel en informeel, tellen alleen personeelsleden met een arbeidsovereenkomst mee. Uitzendkrachten, personen met een leercontract, stagiairs en anderen met een opleidingscontract zoals een IBO mag je daar niet meerekenen: zij horen in het derde blok, de initiële beroepsopleiding, of komen elders in de sociale balans aan bod.

Bij de uren geldt een strakke regel: alleen wat binnen de werktijd is besteed. Deels in de werktijd, deels in de vrije tijd? Dan telt enkel het deel binnen de werktijd. Voor de initiële beroepsopleiding draait die regel om: daar tel je alle uren dat de betrokkene in de onderneming aanwezig is, ongeacht of die uren bijdragen tot het productieproces, en laat je de uren in de opleidingsinstelling buiten beschouwing.

• Ontdubbelde telling: vijf opleidingen door dezelfde werknemer is één werknemer in 5801 of 5811.
• Leerovereenkomsten, stagiairs en opleidingscontracten zoals IBO horen in 5841 tot 5853, voor zover die personen als personeel zijn aangegeven en hun opleiding minstens zes maanden duurt.
• Uitzendkrachten komen elders in de sociale balans aan bod, niet in de opleidingsrubriek.

Een getal in een vakje is geen antwoord. De vraag die erna komt, van je ondernemingsraad, je bedrijfsrevisor of een inspecteur, is altijd dezelfde: waar komt dat vandaan. Een spreadsheet die in maart uit vier bronnen is samengeklikt, kan die vraag zes maanden later niet meer beantwoorden.

Bij Smart Lions is elk cijfer de optelling van registraties die je het jaar door hebt gedaan, en het blijft verbonden met de registratie eronder.

• Van 5802 naar de aanwezigheidsregistraties per sessie die de uren opbouwen.
• Van 58031 naar de facturen, het inschrijvingsgeld en de kosten die je per opleiding hebt geboekt.
• Van 58033 naar de tegemoetkomingen die je hebt opgevolgd: kmo-portefeuille, sectorfondsen en Vlaams opleidingsverlof, gekoppeld aan de opleiding waar ze bij horen.
• Van de opleiding naar het opleidings-cv van de werknemer, met certificaten en vervaldata.
• Eén export in de codevolgorde van de Nationale Bank, klaar om door te geven aan je boekhouder of sociaal secretariaat.

Smart Lions levert de opleidingsrubriek van de sociale balans. Bewust: de rest is loondata.

De staat van de tewerkgestelde personen, de daadwerkelijk gepresteerde uren, de personeelskosten, het personeelsverloop en de uitzendkrachten komen uit je loonverwerking. Die cijfers heeft je sociaal secretariaat al, en daar haalt je boekhouder ze. Wat zij niet hebben, is wie welke opleiding volgde, hoeveel uren dat was, wat ze kostte en welke subsidie ertegenover stond. Dat is het stuk dat elk jaar opnieuw gereconstrueerd wordt. Dat is het stuk dat wij bijhouden.

• Wel: 5801 tot en met 5853, per geslacht, voor formele, informele en initiële opleiding, in de codevolgorde van de Nationale Bank.
• Niet: de staat van de tewerkgestelde personen, de gepresteerde uren, de personeelskosten en het personeelsverloop.
• Niet uit je opleidingsdossier: de bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen in 58032. Dat is een loonkost en komt van je sociaal secretariaat.
• Werknemersgegevens komen binnen via je sociaal secretariaat of HR-systeem: Acerta, SD Worx, Securex, Partena, Attentia, Officient, Personio, Protime, SAP SuccessFactors, Workday, BambooHR, HiBob, Deel en Afas.
• De sociale balans zelf leg je neer als onderdeel van je jaarrekening. Wij leveren het stuk over opleiding.

De opleidingsrubriek loopt van 5801 tot en met 5853. Formele voortgezette beroepsopleiding: 5801 (aantal betrokken werknemers), 5802 (gevolgde opleidingsuren) en 5803 (nettokosten) voor mannen, 5811, 5812 en 5813 voor vrouwen, met de deelcodes 58031 brutokosten, 58032 betaalde bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen en 58033 ontvangen tegemoetkomingen in mindering, en 58131, 58132 en 58133 voor vrouwen. Minder formele en informele opleiding: 5821, 5822 en 5823 voor mannen, 5831, 5832 en 5833 voor vrouwen. Initiële beroepsopleiding: 5841, 5842 en 5843 voor mannen, 5851, 5852 en 5853 voor vrouwen.

Formele opleiding zijn cursussen en stages die door lesgevers of sprekers zijn ontwikkeld, met een hoge graad van organisatie door een opleider of opleidingsinstelling, en ze gaan door op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is. Ze kan intern of extern georganiseerd zijn. Minder formele en informele opleiding heeft een hoge graad van zelforganisatie, een inhoud die volgt uit de individuele behoefte op de werkplek en een rechtstreeks verband met het werk: on-the-job training, coaching, jobrotatie, studiebezoeken, detacheringen, zelfstudie, opleiding op afstand en het bijwonen van conferenties, workshops, beurzen en lezingen. Brainstorming, beleidsinformatiesessies en een eenvoudig onthaal van nieuwe werknemers zonder aansluitende vorming tellen niet mee.

Nee. Bij minder formele en informele opleiding staat er in het model maar één kostenregel, 5823 voor mannen en 5833 voor vrouwen, zonder deelcodes. Toch is het gevraagde cijfer de nettokost: de brutokosten die rechtstreeks met de opleiding verbonden zijn, verminderd met de ontvangen subsidies en andere financiële voordelen die aan de onderneming zijn toegekend, bijvoorbeeld een begeleiderschapspremie van een opleidingsfonds. Het ontbreken van deelcodes betekent dus niet dat je de brutokost mag invullen.

Niet in de voortgezette beroepsopleiding: daar komen enkel personeelsleden met een arbeidsovereenkomst in aanmerking. Uitzendkrachten, personen met een leercontract, stagiairs en anderen met een opleidingscontract zoals een individuele beroepsopleiding mag je er niet in meerekenen. Personeelsleden met een leerovereenkomst, stagiairs en houders van een opleidingscontract horen in de initiële beroepsopleiding, codes 5841 tot en met 5853, maar alleen als ze als personeel zijn aangegeven en hun opleiding minstens zes maanden duurt en op een officieel erkend diploma of certificaat gericht is. Studenten op schoolstage zijn volgens de Nationale Bank geen personeel en horen daar dus niet; leercontracten van minder dan zes maanden komen bij de informele voortgezette opleiding terecht. Uitzendkrachten komen elders in de sociale balans aan bod, niet in de opleidingsrubriek.

Voor formele en informele voortgezette beroepsopleiding tel je het aantal uren dat de werknemers binnen de werktijd aan opleiding hebben besteed. Wordt een opleiding deels in de werktijd en deels in de vrije tijd van de werknemer gevolgd, dan mag enkel het deel binnen de werktijd meegerekend worden. Voor initiële beroepsopleiding geldt een andere regel: daar tel je het totale aantal uren dat de betrokkenen in de onderneming aanwezig zijn, ongeacht of die uren bijdragen tot het productieproces. Uren die zij buiten de onderneming doorbrengen, bijvoorbeeld in de opleidingsinstelling, mag je niet meerekenen.

Nee, het zijn twee verplichtingen met een eigen klok. Het opleidingsplan moet je opstellen vanaf 20 werknemers, en de inhoud ervan moet uiterlijk op 31 maart van het jaar vastgesteld zijn, nadat de ondernemingsraad of bij ontstentenis de vakbondsafvaardiging advies heeft gegeven tegen uiterlijk 15 maart. Binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan legt de werkgever een afschrift neer via transfer.werk.belgie.be; bevat het plan persoonsgegevens van werknemers, dan moet hij die eerst anonimiseren. De sociale balans daarentegen maakt deel uit van je jaarrekening en kijkt terug op het afgesloten boekjaar. Ze hangen wel samen: het opleidingsplan moet minstens formele en informele opleidingen bevatten, en die begrippen moeten beantwoorden aan de definitie van de Nationale Bank, dezelfde definitie als in de sociale balans.

Ja. De opleidingsrubriek zit in alle drie de jaarrekeningmodellen, het volledige, het verkorte en het micromodel, met dezelfde codes en dezelfde deelcodes. Het model dat je neerlegt verandert de codes dus niet. Voor Belgische vennootschappen met minstens één voltijds equivalent bevat het standaardmodel een luik sociale balans dat verplicht ingevuld moet worden; op de vraag of dat ook moet bij één werknemer, antwoordt de Nationale Bank dat dat moet van het ogenblik dat er één werknemer is. De drempel van gemiddeld 20 personeelsleden in voltijdse equivalenten geldt voor verenigingen en stichtingen; die met minder dan 20 voltijdse equivalenten mogen het luik vrijwillig invullen. Privaatrechtelijke rechtspersonen die geen jaarrekening openbaar moeten maken en minstens 20 personeelsleden in hun personeelsregister hebben, bezorgen een aparte sociale balans aan de Balanscentrale: vanaf gemiddeld 50 werknemers het volledige model, bij gemiddeld 20 tot 49 mag het verkorte model.

Nee. Smart Lions levert de opleidingsrubriek: het aantal betrokken werknemers, de gevolgde opleidingsuren en de nettokosten, per geslacht, voor formele, informele en initiële opleiding, in de codevolgorde van de Nationale Bank, als één export. De andere rubrieken van de sociale balans, zoals de staat van de tewerkgestelde personen, het aantal daadwerkelijk gepresteerde uren, de personeelskosten en het personeelsverloop, komen uit je loonverwerking en levert je sociaal secretariaat of je boekhouder aan. Ook de bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen in code 58032 komen daarvandaan.

Registreer aanwezigheden, kosten en subsidies gedurende het jaar. Bij je jaarrekening staat de opleidingsrubriek klaar, met onder elk cijfer het bewijs. Probeer Smart Lions 30 dagen volledig; daarna gaat je account automatisch verder op Free. Start 30 dagen gratis

• Het koninklijk besluit van 4 augustus 1996 heeft de sociale balans in de jaarrekening geïntegreerd. Rubriek III gaat over opleidingsinitiatieven. De ondernemingsraad krijgt de inhoud van de sociale balans als economische en financiële inlichting.
• De codes en hun exacte omschrijving: 5801 tot 5803 en 5811 tot 5813 met deelcodes 58031, 58032, 58033, 58131, 58132 en 58133 voor formele opleiding; 5821 tot 5823 en 5831 tot 5833 voor minder formele en informele opleiding; 5841 tot 5843 en 5851 tot 5853 voor initiële beroepsopleiding, telkens mannen en vrouwen apart.
• Dezelfde opleidingscodes staan ook in het micromodel en het verkorte model, dus ook een kleine vennootschap vult ze in.
• Definitie van formele beroepsopleiding: cursussen en stages ontwikkeld door lesgevers of sprekers, hoge graad van organisatie, op een plaats die duidelijk van de werkplek gescheiden is, intern of extern ontwikkeld en beheerd.
• Definitie van minder formele en informele opleiding, wat er wel en niet onder valt, inclusief de uitsluiting van brainstorming, beleidsinformatiesessies en eenvoudig onthaal zonder aansluitende vorming, en de uitsluiting van toevallig leren uit de voortgezette opleiding.
• De nettokost van formele opleiding is de brutokost plus de gestorte bijdragen min de subsidies; de brutokost bevat de bezoldiging van de werknemers in opleiding en de verplaatsings- en verblijfskosten; de bijdragen aan collectieve fondsen zijn onder meer de bijdrage voor risicogroepen en de storting voor het betaald educatief verlof.
• Ook bij minder formele en informele opleiding is het gevraagde cijfer de nettokost: brutokosten min ontvangen subsidies en andere financiële voordelen, bijvoorbeeld een begeleiderschapspremie. De brutokost bevat ook het loon van wie de opleiding geeft.
• De nettokost van initiële beroepsopleiding is de brutokost min de ontvangen subsidies: subsidies van collectieve fondsen en gewestelijke, federale of Europese financiële ondersteuning.
• Enkel personeelsleden met een arbeidsovereenkomst tellen mee in de voortgezette opleiding; uitzendkrachten, leercontracten, stagiairs en opleidingscontracten zoals IBO niet. Elke werknemer telt maar een keer. Uren tellen enkel binnen de werktijd. Voor initiële opleiding tellen de uren aanwezigheid in de onderneming en horen leerovereenkomsten, stagiairs en opleidingscontracten thuis.
• Het opleidingsplan is verplicht vanaf 20 werknemers, de inhoud moet uiterlijk op 31 maart vastgesteld zijn, het advies van de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging komt uiterlijk 15 maart, en binnen de maand na inwerkingtreding legt de werkgever een afschrift neer via transfer.werk.belgie.be. Het plan moet minstens formele en informele opleidingen bevatten, volgens de definitie van de Nationale Bank, en houdt rekening met de genderdimensie.
• Voor Belgische vennootschappen met minstens 1 VTE bevat het standaardmodel een luik sociale balans dat verplicht ingevuld moet worden. De drempel van gemiddeld 20 VTE geldt voor verenigingen en stichtingen. Privaatrechtelijke rechtspersonen die geen jaarrekening openbaar moeten maken en minstens 20 personeelsleden in hun personeelsregister hebben, bezorgen een aparte sociale balans: volledig model vanaf gemiddeld 50 werknemers, verkort model mogelijk bij gemiddeld 20 tot 49.
• De sociale balans moet ingevuld worden van zodra de vennootschap één werknemer telt. De bijdragen en stortingen aan collectieve fondsen die als opleidingsinspanning meetellen, zijn onder meer de bijdrage voor risicogroepen (wet van 27 december 2006, naargelang de sector 0,10 % tot 0,90 % van de loonmassa) en de bijdrage voor het educatief verlof (0,05 % van de loonmassa). Studenten op stage zijn geen personeel en horen niet in de initiële beroepsopleiding; leercontracten van minder dan zes maanden horen bij de informele voortgezette beroepsopleiding.
• Bevat het opleidingsplan persoonlijke gegevens van de werknemers, dan moet de werkgever die anonimiseren voor hij de kopie van het plan overmaakt.