Opleidingsplan sjabloon: invullen in Word, met een uitgewerkt voorbeeld

Sjabloon (Word)   Sjabloon (Excel)

Vanaf twintig werknemers stel je één keer per burgerlijk jaar een opleidingsplan op, met de inhoud vast voor 31 maart. De drempel telt in voltijdse equivalenten over een vaste referteperiode: het vierde kwartaal van jaar n-2 en de eerste drie kwartalen van jaar n-1. Die referteperiode hangt vast aan de tweejaarlijkse periode, niet aan het jaar van je plan: voor 2026 én 2027 tel je dus het vierde kwartaal 2024 en de eerste drie kwartalen 2025. De onderneming is daarbij de juridische entiteit.

Een verplicht model bestaat niet. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg zegt uitdrukkelijk dat je de vorm zelf bepaalt. Wat wel vastligt, is de minimuminhoud, en die is deze.

• Zowel formele als informele opleidingen, in de zin van artikel 35 van de wet van 3 oktober 2022. Die begrippen moeten beantwoorden aan de definities van de Nationale Bank van België, dezelfde die je later voor de sociale balans gebruikt.
• Een uitleg over de manier waarop het plan bijdraagt aan de investering in opleiding uit hoofdstuk 12 van dezelfde wet, dus aan het individueel opleidingsrecht.
• Opleidingen die de knelpuntberoepen in je sector aanpakken: beroepen waarvoor werkgevers in de sector geen of moeilijk geschikte kandidaten vinden.
• Bijzondere aandacht voor personen uit de risicogroepen, in het bijzonder werknemers van minstens 50 jaar oud, en voor de wijze van evaluatie met de werknemers.
• Bijzondere aandacht voor werknemers van buitenlandse afkomst en voor werknemers met een handicap.
• De genderdimensie, die bij de uitwerking van het plan in aanmerking moet worden genomen.
• Het plan wordt gesloten voor een minimumduur van een jaar.

31 maart is de datum waarop de inhoud vastligt, niet de datum waarop je begint. Reken terug vanaf het overleg. De ondernemingsraad geeft advies tegen uiterlijk 15 maart, dus de vergadering valt uiterlijk op 15 maart, en het ontwerp moet daar minstens vijftien dagen voor liggen. Zo kom je uit op eind februari, begin maart. De FOD schrijft het ook zo: het ontwerp gaat in het eerste kwartaal weg en in ieder geval uiterlijk begin maart. Die startdatum staat als zodanig niet in de wet, ze volgt uit de twee termijnen samen. Wie in maart begint te schrijven, is te laat.

• Geen ondernemingsraad? Dan gaat het ontwerp naar de vakbondsafvaardiging, die tegen uiterlijk 15 maart advies geeft.
• Geen van beide? Dan leg je het opleidingsplan tegen uiterlijk 15 maart voor aan de werknemers zelf. De verplichting verdwijnt niet.
• Het plan geldt al vanaf 1 januari; de consultatieperiode zit in dat jaar vervat. Vroeger klaar zijn dan 31 maart mag.
• Een plan mag meerdere jaren gelden, op voorwaarde dat de ondernemingsraad, de vakbondsafvaardiging of, bij ontstentenis, de werknemers daarmee akkoord zijn.

De tabel hieronder is het sjabloon zelf, met dezelfde indeling als het Word-bestand. Elke rij is een blok. De middelste kolom zegt wat erin moet, de rechterkolom toont hoe dat er concreet uitziet bij Metaalwerken Devos, een fictief bedrijf met 60 werknemers, arbeiders in PC 111 en bedienden in het bevoegde bediendencomité.

Niet alles in de tabel legt de wet op, en dat staat er ook bij. De rijen 4 tot en met 11 komen rechtstreeks uit artikel 36: de minimale inhoud en de aandachtspunten die de wet opsomt. De rijen 1, 2, 3 en 15 tonen aan dat je de drempel, de termijnen en de neerlegging correct hebt behandeld; als inhoud schrijft de wet ze niet voor. De rijen 12, 13 en 14 zijn aanbevolen en staan als zodanig aangeduid.

Een opleidingsplan dat je onderneming als één sector behandelt, klopt zelden. Arbeiders en bedienden vallen doorgaans onder verschillende paritaire comités, en de regels die op je opleidingsplan wegen, hangen aan dat comité vast.

Paritaire comités en subcomités kunnen namelijk met een collectieve arbeidsovereenkomst, door de Koning algemeen verbindend verklaard, de minimale voorwaarden vastleggen waaraan een opleidingsplan moet voldoen. Zo'n cao is neergelegd uiterlijk op 30 september van het jaar voordien. Heeft jouw sector er een, dan gaat die voor op de vorm die je zelf koos. Ook de lijst van knelpuntberoepen wordt per sector opgemaakt.

• Zet een rij per bevoegd paritair comité, niet één regel voor de hele onderneming.
• Noteer per comité: is er een sector-cao over het opleidingsplan, welk aantal opleidingsdagen legt de sector op, en welk fonds voor bestaanszekerheid hoort erbij.
• Zoek de cao op in de cao-databank van de FOD voor je het plan sluit, en haal de knelpuntberoepen uit je eigen sector, niet uit een algemene lijst.

Je plan moet uitleggen hoe het bijdraagt aan de investering in opleiding uit hoofdstuk 12. Dat is het individueel opleidingsrecht, en dat rekent niet in euro's maar in dagen per werknemer; je mag die dag wel in uren uitdrukken. Vanaf twintig werknemers zijn dat vijf opleidingsdagen per jaar voor een voltijdse werknemer, pro rata voor deeltijdse. Tussen tien en twintig werknemers is het minstens één dag. Onder tien werknemers val je buiten hoofdstuk 12.

Het krediet loopt in vaste periodes van vijf jaar, de eerste vanaf 1 januari 2024. Op het einde van zo'n periode, dus op 31 december 2028, wordt het saldo van het beschikbare opleidingskrediet op nul gezet en begint een nieuwe periode. Niet-opgenomen dagen worden tot dan overgedragen en mogen niet van het krediet van het volgende jaar worden afgetrokken.

Sinds 1 januari 2026 is de Federal Learning Account afgeschaft en bestaat er geen wettelijke verplichting meer om de opleidingen van je werknemers te registreren. Sectorale cao's kunnen daar wel nog andere bepalingen over hebben, en een werknemer kan nog altijd de stand van zijn opleidingskrediet opvragen. Zonder een teller in dagen kun je die vraag niet beantwoorden en kun je de overdracht niet aantonen.

• Vijf dagen per jaar per voltijdse werknemer vanaf twintig werknemers, pro rata voor deeltijdse en voor wie niet het hele jaar in dienst is.
• Een dag per jaar bij tien tot minder dan twintig werknemers; die werkgevers leggen elk jaar voor 30 september het aantal dagen vast.
• Een sector-cao kan het aantal wijzigen maar nooit tot onder twee dagen per werknemer, en kan het ook niet verlagen waar er voor een bepaald jaar al meer dan twee dagen werden toegekend.
• Het saldo wordt overgedragen; op het einde van de vijfjarige periode wordt het collectief op nul gezet.

Twee verplichtingen, twee klokken. Het plan blijft in de schoot van de onderneming: de wet zet daar geen termijn op, wel een voorwaarde. De werknemers en hun vertegenwoordigers hebben op eenvoudige vraag toegang tot het plan, en zolang die vraag kan komen, moet het er liggen.

Daarnaast stuur je binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan een kopie op elektronische wijze naar de Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht op de sociale wetten, via transfer.werk.belgie.be. Bevat het plan persoonsgegevens van werknemers, dan moet je die anonimiseren voor je de kopie doorstuurt. Twee bestanden dus: het exemplaar voor de ondernemingsraad is niet het exemplaar voor de FOD. Neerleggen bij een fonds voor bestaanszekerheid volstaat niet, ook niet als een algemeen verbindend verklaarde cao dat voorziet.

• Bewaren gebeurt binnen de onderneming, zonder wettelijke bewaartermijn, met toegang op eenvoudige vraag voor werknemers en hun vertegenwoordigers.
• De kopie voor de FOD moet geanonimiseerd zijn als er persoonsgegevens in staan.
• Heeft je sector in een algemeen verbindend verklaarde cao een model en voorwaarden vastgelegd, dan ben je verplicht die na te leven.

De formele en informele opleidingen in je plan moeten beantwoorden aan de definities van de Nationale Bank. Dat is geen toeval: het opleidingsluik van de sociale balans gebruikt precies dezelfde indeling. Dat luik vraagt per geslacht het aantal betrokken werknemers, het aantal gevolgde opleidingsuren en de nettokosten voor de onderneming, in drie blokken: formele voortgezette beroepsopleiding (codes 5801 tot 5813, met de subcodes van de nettokost), minder formele en informele voortgezette beroepsopleiding (5821 tot 5833) en initiële beroepsopleiding (5841 tot 5853).

Bouw je het plan meteen in die categorieën op, met deelnemers, uren en nettokost per geslacht, dan vul je dat luik uit dezelfde registratie in plaats van alles een tweede keer te tellen. Let op de grens: dat is één luik van de sociale balans. De andere luiken, over personeelsbestand, gepresteerde uren, personeelskosten en personeelsverloop, komen uit je loonadministratie.

• Registreer per opleiding meteen: formeel, minder formeel of informeel, of initiële beroepsopleiding.
• Houd deelnemers, uren en nettokost apart bij voor mannen en voor vrouwen; de sociale balans vraagt die splitsing.
• Trek ontvangen tegemoetkomingen af om aan de nettokost te komen; de codes 58031 tot 58033 (mannen) en 58131 tot 58133 (vrouwen) vragen die opsplitsing voor het formele luik.

Nee. De FOD Werkgelegenheid, Arbeid en Sociaal Overleg stelt uitdrukkelijk dat de werkgever de vorm van het opleidingsplan vrij bepaalt en dat er geen verplicht model is. Wat wel vastligt, is de minimuminhoud uit artikel 36 van de wet van 3 oktober 2022; het sjabloon op deze pagina volgt die inhoud. Paritaire comités kunnen daarnaast met een algemeen verbindend verklaarde cao minimale voorwaarden opleggen, en die moet je naleven.

De inhoud moet uiterlijk op 31 maart vastliggen, een keer per burgerlijk jaar. Maar het advies van de ondernemingsraad moet er tegen 15 maart zijn, en het ontwerp gaat minstens vijftien dagen voor die vergadering weg. In de praktijk begin je dus eind februari of begin maart; de FOD vraagt het ontwerp uiterlijk begin maart mee te delen. Het plan zelf is al van toepassing vanaf 1 januari.

Dan leg je het ontwerp voor aan de vakbondsafvaardiging, die tegen uiterlijk 15 maart advies geeft. Is er noch een ondernemingsraad noch een vakbondsafvaardiging, dan leg je het opleidingsplan tegen uiterlijk 15 maart rechtstreeks voor aan de werknemers. De verplichting om een plan op te stellen verdwijnt dus niet als er geen overlegorgaan is.

Ja. Binnen de maand na de inwerkingtreding van het plan stuur je op elektronische wijze een kopie naar de Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht op de sociale wetten, via transfer.werk.belgie.be. Bevat het plan persoonsgegevens van werknemers, dan moet je die eerst anonimiseren. Neerleggen bij een fonds voor bestaanszekerheid volstaat niet, zelfs niet als een algemeen verbindend verklaarde cao dat voorziet.

De wet legt geen bewaartermijn op. Artikel 37 van de wet van 3 oktober 2022 bepaalt dat het opleidingsplan bewaard wordt in de schoot van de onderneming en dat de werknemers en hun vertegenwoordigers er op eenvoudige vraag toegang toe hebben. Praktisch: zolang het plan of een voorgaand plan opgevraagd kan worden, houd je het beschikbaar, samen met het advies van het overlegorgaan en het bewijs van de neerlegging.

De FOD stelt dat er momenteel geen sanctie voorzien is wanneer deze formaliteit niet wordt nageleefd. Het niet opstellen van een plan kan wel het voorwerp van sociaal overleg in de onderneming worden, en er kan in de toekomst een strafbepaling worden ingevoerd. Heeft je sector in een algemeen verbindend verklaarde cao een model en voorwaarden vastgelegd, dan ben je verplicht die voorwaarden na te leven.

Wettelijk niet meer. De wet van 14 januari 2026 heft de wet van 20 oktober 2023 over de Federal Learning Account op, en sinds 1 januari 2026 kun je er geen opleidingen meer registreren; er bestaat dus geen wettelijke verplichting meer om opleidingen te registreren. Sectorale cao's kunnen daar wel nog andere bepalingen over hebben, en een werknemer kan nog altijd de stand van zijn opleidingskrediet opvragen. Je hebt die cijfers ook zelf nodig om de overdracht naar het volgende jaar te bepalen.

Smart Lions bouwt het opleidingsplan op uit je eigen opleidingsdata en exporteert het in twee versies: één voor de ondernemingsraad en één geanonimiseerde kopie voor de FOD WASO. Het individueel opleidingsrecht staat er per werknemer en per paritair comité in dagen naast, met het saldo, en het opleidingsluik van de sociale balans komt er in één export uit. 30 dagen volledige proefperiode, daarna automatisch Free. Start 30 dagen gratis

• Werkgevers met twintig of meer werknemers stellen een keer per burgerlijk jaar, voor 31 maart, een opleidingsplan op.
• Je legt het ontwerp voor aan de ondernemingsraad ten minste vijftien dagen voor de vergadering, en de raad geeft advies tegen uiterlijk 15 maart; is er geen ondernemingsraad en geen vakbondsafvaardiging, dan leg je het plan tegen uiterlijk 15 maart voor aan de werknemers.
• Het plan moet minimaal formele en informele opleidingen bevatten, uitleggen hoe het bijdraagt aan de investering in opleiding uit hoofdstuk 12, bijzondere aandacht geven aan risicogroepen en 50-plussers, aan knelpuntberoepen, aan de wijze van evaluatie met de werknemers, aan werknemers van buitenlandse afkomst en werknemers met een handicap, en de genderdimensie in aanmerking nemen. Het plan wordt gesloten voor een minimumduur van één jaar.
• Definities van formele opleiding, informele opleiding, knelpuntberoep en opleidingsplan.
• Het opleidingsplan wordt bewaard in de schoot van de onderneming; de wet legt geen bewaartermijn op, wel toegang op eenvoudige vraag voor werknemers en hun vertegenwoordigers.
• Paritaire comités kunnen met een algemeen verbindend verklaarde cao de minimale voorwaarden vastleggen waaraan een opleidingsplan moet voldoen; die cao moet neergelegd zijn uiterlijk op 30 september van het jaar voor het jaar waarin de voorwaarden gelden.
• De werkgever bepaalt de vorm van het plan vrij; er is geen verplicht model, de formele en informele opleidingen moeten beantwoorden aan de definitie van de Nationale Bank van België, het plan moet opleidingen voorzien voor de knelpuntberoepen van de sector, en de werkgever moet rekening houden met werknemers van buitenlandse afkomst en werknemers met een handicap.
• Het ontwerp moet in het eerste kwartaal en in ieder geval uiterlijk begin maart worden meegedeeld; de inhoud wordt uiterlijk op 31 maart vastgesteld.
• Er is momenteel geen sanctie voorzien wanneer deze formaliteit niet wordt nageleefd, en een door de Koning algemeen verbindend verklaarde sectorale cao met een model en voorwaarden moet wel worden nageleefd.
• De referteperiode voor de telling in voltijdse equivalenten hangt vast aan de tweejaarlijkse periode, niet aan het jaar van het plan: het vierde kwartaal van jaar n-2 en de eerste drie kwartalen van jaar n-1 die aan die tweejaarlijkse periode voorafgaan. Een opleidingsdag is een normale werkdag van een voltijdse werknemer, die de werkgever in uren mag uitdrukken.
• Het plan is al van toepassing vanaf 1 januari, de consultatieperiode is inbegrepen, en een plan kan meerdere jaren gelden mits akkoord van de overlegorganen of de werknemers. De drempel van 20 wordt berekend zoals in artikel 50, paragraaf 2, en de onderneming is de juridische entiteit.
• De neerlegging moet via transfer.werk.belgie.be gebeuren; neerlegging bij een fonds voor bestaanszekerheid volstaat niet. De genderdimensie slaat kwantitatief op gelijke behandeling en gelijke kansen, kwalitatief op vorming rond gendergelijkheid en preventie van discriminatie.
• Binnen de maand na de inwerkingtreding stuur je een kopie op elektronische wijze naar de Directeur-generaal van de Algemene Directie Toezicht op de sociale wetten, en persoonsgegevens van werknemers moeten eerst geanonimiseerd worden.
• Vijf opleidingsdagen per jaar per voltijdse werknemer, pro rata voor deeltijdse; werkgevers met minder dan tien werknemers zijn uitgesloten; werkgevers met tien tot minder dan twintig werknemers garanderen minstens één dag en leggen elk jaar voor 30 september het aantal dagen vast; een sector-cao kan het aantal niet onder twee dagen brengen en kan het ook niet verlagen waar al meer dan twee dagen werden toegekend.
• Niet-opgenomen dagen worden overgedragen en mogen niet van het krediet van het volgende jaar worden afgetrokken; op het einde van elke periode van vijf jaar, die ten vroegste op 1 januari 2024 begint, wordt het saldo op nul gezet.
• Sinds 1 januari 2026 bestaat er geen wettelijke verplichting meer om de opleidingen van werknemers te registreren; sectorale cao's kunnen andere bepalingen hebben en een werknemer kan de stand van zijn opleidingskrediet opvragen.
• De wet van 14 januari 2026 heft de Federal Learning Account op.
• Het opleidingsluik van de sociale balans vraagt per geslacht het aantal betrokken werknemers, de gevolgde opleidingsuren en de nettokosten, in drie blokken met de codes 5801 tot 5853.