Opleidingsplan verplicht: wat moet u als werkgever doen?

De opleidingsplan-verplichting geldt voor werkgevers met 20 of meer werknemers. Telt uw onderneming minder werknemers, dan bent u vrijgesteld van deze formele verplichting. De rechtsgrond is de wet van 3 oktober 2022 (Arbeidsdeal, hoofdstuk 9), verder uitgewerkt in het koninklijk besluit van 14 juli 2024.

Twijfelt u over de telling, dan bevestigt uw sociaal secretariaat het exacte aantal.

Belangrijk: ook bedrijven onder de drempel van 20 werknemers ontsnappen niet volledig aan opleidingsverplichtingen. Het individueel opleidingsrecht van uw werknemers — federaal minstens 1 opleidingsdag per jaar per voltijdse werknemer bij 10 tot 19 werknemers, tenzij de cao van uw paritair comité anders bepaalt — blijft gewoon van toepassing, ook zonder formeel opleidingsplan.

De timing van het opleidingsplan zit elk jaar in het eerste kwartaal:

• Uiterlijk begin maart: u bezorgt het ontwerp van opleidingsplan aan de ondernemingsraad — of, bij ontstentenis, aan de vakbondsafvaardiging of rechtstreeks aan uw werknemers.
• Uiterlijk 15 maart: de ondernemingsraad of vakbondsafvaardiging brengt advies uit.
• Uiterlijk 31 maart: het definitieve opleidingsplan is vastgesteld en geldt minstens 1 jaar.
• Binnen de maand na inwerkingtreding: u legt het plan neer bij de FOD Werkgelegenheid, digitaal via transfer.werk.belgie.be.

Wie pas in maart zelf start, heeft weinig speling om het overleg zorgvuldig te doorlopen. Begin daarom idealiter al in januari met de voorbereiding.

Het koninklijk besluit van 14 juli 2024 legt de minimuminhoud vast. Uw opleidingsplan moet:

• zowel formele als informele opleidingen opsommen die u voor het komende jaar voorziet;
• toelichten hoe die opleidingen bijdragen aan de opleidingsinspanningen van uw sector;
• aandacht besteden aan knelpuntberoepen binnen uw sector;
• rekening houden met de genderdimensie;
• specifieke aandacht geven aan risicogroepen: werknemers van 50 jaar en ouder, werknemers met een buitenlandse achtergrond en werknemers met een handicap.

Uw paritair comité kan via cao bijkomende afspraken over de inhoud opleggen. Check dus zeker of uw sector extra voorwaarden stelt — dat vraagt u best na bij uw sectorfonds.

Formeel versus informeel: wat is het verschil?

Formele opleidingen zijn georganiseerde cursussen of stages met een programma en een lesgever, bijvoorbeeld een veiligheidsopleiding, een taalcursus of een softwaretraining bij een erkende opleidingsverstrekker. Informele opleidingen zijn leeractiviteiten die rechtstreeks met het werk te maken hebben maar minder georganiseerd verlopen, zoals coaching op de werkvloer of zelfstudie. Beide tellen mee en horen thuis in uw plan.

Het opleidingsplan is geen eenzijdig HR-document: het sociaal overleg is een verplichte stap in de procedure.

• Is er een ondernemingsraad? Dan bezorgt u die het ontwerp en wacht u het advies af, uiterlijk tegen 15 maart.
• Geen ondernemingsraad, wel een vakbondsafvaardiging? Dan neemt die de rol over.
• Geen van beide? Dan informeert u uw werknemers rechtstreeks.

Het advies is niet bindend, maar u moet het wel effectief vragen en de timing respecteren. Documenteer het overleg zorgvuldig: het opleidingsplan wordt binnen de onderneming bewaard en werknemers en hun vertegenwoordigers kunnen er op eenvoudig verzoek toegang toe krijgen.

Op dit moment zijn er geen sancties voorzien voor werkgevers die de deadline missen of geen opleidingsplan opstellen. Dat kan echter wijzigen. Het plan wordt binnen de onderneming bewaard; werknemers en hun vertegenwoordigers kunnen er op eenvoudig verzoek toegang toe krijgen.

Het loont dus om het plan structureel elk jaar in januari op te starten, in plaats van te wachten op een eventuele sanctieregeling die er nog niet is.

Een opleidingsplan dat in maart wordt geschreven en daarna in een lade verdwijnt, is een gemiste kans. Vertrek bij voorkeur van het individueel opleidingsrecht van uw werknemers: bij 20 of meer werknemers hebben voltijdse werknemers federaal recht op minstens 5 opleidingsdagen per jaar, al kan de cao van uw paritair comité daarvan afwijken. Wie die dagen concreet invult per functie of team, hoeft in december niet te improviseren.

Voor de meeste paritaire comités bestaat een ruim aanbod aan erkende opleidingen, vaak met tussenkomst van het sectorfonds. Bekijk het boekbare opleidingsaanbod voor uw sector op de sectorpagina's, bijvoorbeeld voor bouw, elektriciens of bedienden — of start bij het volledige overzicht per paritair comité, waar u meteen ziet welke opleidingen u kunt boeken voor uw sector.

En het plan zelf opstellen hoeft geen Excel-oefening te zijn: Smart Lions berekent het individueel opleidingsrecht automatisch per werknemer en stelt een wettelijk correct opleidingsplan op, met opleidingen, aanwezigheden en evaluaties in dezelfde tool — een stuk sneller en minder foutgevoelig dan losse spreadsheets. Bovendien kiest u welke opleidingen uit deze academy u wenst en importeert u die rechtstreeks in dat opleidingsplan, waarna u werknemers van daaruit inschrijft — handmatig overtypen is nergens voor nodig.

Met Smart Lions stelt u een wettelijk correct opleidingsplan op en beheert u opleidingen, aanwezigheden, opleidingsrechten en evaluaties in één tool. U start gratis, ongeacht uw bedrijfsgrootte; uitgebreidere formules vanaf € 10 per maand (excl. btw). Via deze link test u bovendien de volledige applicatie 30 dagen gratis.

Maak uw opleidingsplan

Bronnen: FOD Werkgelegenheid – Opleidingsplannen · FOD Werkgelegenheid – Individueel opleidingsrecht · Neerlegging opleidingsplan – transfer.werk.belgie.be